„Ist mein Auto fertig?"
Die Frage kommt jeden Tag, meistens mitten in der Arbeit.
✓ Im Kundenportal sehen deine Kunden selbst, ob ihr Auto fertig ist
Was drin ist
Von der Annahme bis zur Rechnung. In einem System.
Oben siehst du, was dir im Alltag am meisten Zeit spart. Darunter steht die ganze Liste, wenn du es genau wissen willst.
Das spart am meisten Zeit
Fahrzeugschein-Scan
Fotografieren statt abtippen. FIN, HSN/TSN und Halter stehen im Formular, du prüfst nur noch.
Rechnungs-Scan
Lieferantenrechnung fotografieren. Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Steuer werden gelesen. Du bestätigst nur noch.
Jessica macht das Angebot
Sag, was zu tun ist. Jessica stellt den Kostenvoranschlag mit deinen Teilepreisen und deinem Stundensatz zusammen.
Jessica lernt dazu
Aus jedem fertigen Auftrag lernt sie, wie lange eine Arbeit bei dir wirklich dauert. Deine Vorgaben merkt sie sich.
Team-Chat & Glocke
Kurze Nachricht ans Team, getippt oder gesprochen. Mit @Name kommt sie sofort an, und die Glocke zeigt, was ansteht.
Kundenportal
Dein Kunde sieht seine Aufträge und Rechnungen, gibt Angebote per Klick frei und schreibt dir direkt.
Alle Funktionen anzeigen
Werkstattplanung
- Aufträge mit Aufgaben, Notizen & Status-Board
- Kalender & Tagesplanung mit Kapazitätsansicht
- Live-Werkstatt-Board für die Halle
- Meine Aufträge: eigene Ansicht für jeden Mechaniker, ohne Preise
- Textbausteine: ein Klick füllt Beschreibung, Menge & Preis für Arbeiten, die immer wiederkommen
- Ersatzfahrzeuge mit Vergabe & Rückgabe
- Standgebühren: der Tagessatz läuft mit, ein Klick setzt sie in den Auftrag
Kunden & Fahrzeuge
- Kunden- & Fahrzeugakte mit Historie und Flotten
- QR-Eincheck: der Kunde checkt am Handy selbst ein, ein Klick macht den Auftrag daraus
- Kunden-Link: der Kunde sieht Stand & Belege ohne Anmeldung. Sagt er am Telefon ja, trägst du es mit einem Klick ein
- WhatsApp, SMS & E-Mail: Status, Dokumente & Terminbestätigung direkt an den Kunden, mit fertigen Textvorlagen
- Online-Terminbuchung auf deiner eigenen Buchungsseite, mit Warteliste
- HU/AU-Erinnerungen & Status-SMS
- Kampagnen: E-Mails an ausgewählte Kunden, zum Beispiel an alle, die lange nicht da waren
Rechnungsprogramm
- Angebot & Kostenvoranschlag (KVA) → Rechnung in zwei Klicks
- E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD
- GoBD-konform: lückenlose Nummern, Storno per Gutschrift
- Lieferantenrechnungen einlesen: per Foto oder direkt aus der E-Mail. Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Steuer werden gelesen, du bestätigst
- 10 Jahre Cloud-Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Offene Posten & Mahnungen mit fertigen PDFs
Lager & Einkauf
- Teilelager mit Mindestbestand & Nachbestell-Liste
- Greifer: die Browser-Erweiterung holt den Warenkorb von Großhändler, Teilekatalog oder eBay in den Auftrag
- Fahrzeug in die Teilesuche: VIN, HSN/TSN & Kennzeichen per Klick in den Katalog
- Preisvorschläge & Lager-Auswertung
- Reparatur-Datenbank: Erfahrungswerte aus deinen eigenen Aufträgen
- Reifeneinlagerung mit Lagerplatz, Profiltiefe & Saison-Übersicht
Buchhaltung & Büro
- Bank-Abgleich: Kontoauszug als CSV, Excel oder CAMT einlesen, eindeutige Zahlungen werden zugeordnet
- Kassenbuch, unveränderlich und chronologisch
- EÜR & UStVA-Auswertung, Margen, Ziele
- DATEV-Export für den Steuerberater: Buchungsstapel mit Ausgangs-, Eingangsrechnungen & Kasse
- Steuerberater-Zugang: dein Steuerberater schaut selbst rein, nur lesend
- E-Mail-Postfach: sortiert sich beim Abruf selbst, mit Spam-Filter und Antwortentwurf von Jessica
- Mehrere Postfächer: info@, rechnung@, termin@, jedes mit eigenen Regeln. Persönliche bleiben privat
Team & Sicherheit
- Eigene Zugänge für jeden Mitarbeiter, mit Rollen & Rechten
- Team-Chat mit @Name, getippt oder gesprochen
- Zeiterfassung & Team-Leistung
- Protokoll: wer hat wann was geändert
- DSGVO-konform: AV-Vertrag inklusive
Wo drückt's?
Vier Sätze, die in jeder Werkstatt fallen.
Auf jeden davon hat Werkstattdesk eine Antwort.
„Das hab ich doch schon mal eingetippt."
Zettel und doppeltes Abtippen kosten jeden Tag Zeit. In Werkstattdesk gibst du alles nur einmal ein.
✓ Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag
„Die Belege mach ich am Sonntag."
Fürs Büro findest du niemanden. Also machst du es am Wochenende. Jessica hilft dir dabei.
✓ Lieferantenrechnungen per Foto einlesen, du bestätigst nur noch
„Da war doch was … die HU!"
Die Plakette ist abgelaufen, und keiner hat dran gedacht. Mit Werkstattdesk erinnerst du deine Kunden rechtzeitig.
✓ HU/AU-Erinnerung, auf Wunsch automatisch
So läuft's
Vom Termin bis zum Steuerberater.
Vom Termin bis zum Steuerberater
- 01
Termine und Eincheck
Im Kalender siehst du, wer wann kommt. Wer ohne Termin kommt, checkt per QR-Code ein, mit Foto vom Fahrzeugschein.
- 02
Alle Aufträge auf einer Tafel
Wer an welchem Auto arbeitet, was wartet, was fertig ist. Büro und Halle sehen dasselbe.
- 03
Befund direkt in den Auftrag
Der Mechaniker schreibt rein, was er findet. Das Büro macht daraus den Nachtrag.
- 04
Freigabe per Link
Der Kunde sieht Fotos, Arbeiten und Preis auf dem Handy und gibt mit einem Klick frei.
- 05
Rechnung aus dem Auftrag
Die Positionen kommen aus dem Auftrag. Festgeschrieben nach GoBD, an Firmen als E-Rechnung.
- 06
Offene Posten und Mahnung
Du siehst, wer noch nicht bezahlt hat. Erinnerung und Mahnung schickst du direkt aus der Liste.
- 07
Bank-Abgleich
Kontoauszug einlesen, die Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet. Du prüfst nur noch.
- 08
Steuer und Steuerberater
EÜR und Umsatzsteuer laufen mit. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export.
Termine und Eincheck.
Der Kunde checkt per QR-Code ein, mit Foto vom Fahrzeugschein. Bei dir kommt das als Anfrage an.
Ansicht des Kunden
Alle Aufträge auf einer Tafel.
Wer an welchem Auto arbeitet, was wartet, was fertig ist. Büro und Halle sehen dasselbe.
Tagesplanung
Befund direkt in den Auftrag.
Der Mechaniker schreibt rein, was er findet. Das Büro macht daraus den Nachtrag.
Auftrag
Freigabe per Link.
Der Kunde sieht Fotos, Arbeiten und Preis auf dem Handy und gibt mit einem Klick frei.
Ansicht des Kunden
Rechnung aus dem Auftrag.
Die Positionen kommen aus dem Auftrag. Festgeschrieben nach GoBD, an Firmen als E-Rechnung.
Rechnung
Offene Posten und Mahnung.
Du siehst, wer noch nicht bezahlt hat. Erinnerung und Mahnung schickst du direkt aus der Liste.
Offene Posten
Bank-Abgleich.
Kontoauszug einlesen, die Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet. Du prüfst nur noch.
Bank-Abgleich
Steuer und Steuerberater.
EÜR und Umsatzsteuer laufen mit. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export.
Buchhaltung
Alles in einem System.
Vom Termin bis zum Steuerberater. Im Büro und in der Halle.
14 Tage kostenlos testen
Der Greifer
Ein Warenkorb ist ein Warenkorb. Egal, in welchem Shop.
Der Greifer ist unsere Browser-Erweiterung für den PC. Du bestellst beim gewohnten Händler, und mit einem Klick stehen die Teile im Auftrag.
1
Fahrzeug einsetzen
Ein Klick setzt VIN, HSN/TSN und Kennzeichen aus dem Auftrag in die Fahrzeugsuche des Katalogs.
2
Warenkorb greifen
Der Greifer liest den Warenkorb der Seite, auf der du gerade bist.
3
Im Auftrag landen
Mit Einkaufspreis. Den Verkaufspreis setzt Werkstattdesk nach deiner Kalkulation.
Für wen?
Gebaut für freie Werkstätten.
Du sagst beim Einrichten, was du machst. Werkstattdesk und Jessica stellen sich darauf ein.
Kfz-Werkstatt
Vom Ölwechsel bis zur HU-Erinnerung. Fahrzeugakte, Flottenkunden und Fahrzeugcheck mit Fotos sind dabei.
Motorradwerkstatt
Eigener Fahrzeugcheck fürs Motorrad. Hubraum, Leistung und Klasse stehen in der Akte.
Karosserie & Lack
Schadenfotos vorher und nachher, Versicherung und Farbcode am Auftrag. Auch für Smart-Repair und Dellen.
Reifendienst
Reifeneinlagerung mit Lagerplatz und Profiltiefe. Zum Saisonwechsel erinnerst du deine Kunden.
Auch Folierer und Fahrzeugaufbereiter können damit arbeiten: Aufträge, Fotos am Auftrag, KVA, Rechnung und Termine.
Der Feierabend-Rechner
Wann machst du eigentlich Feierabend?
Deine Leute gehen um fünf. Du sitzt dann noch über Rechnungen und E-Mails. Stell die Regler auf deinen Betrieb und schau, wie viel Zeit du zurückbekommst.
RECHENBEISPIEL · Annahme: rund 4 Std. Büroarbeit pro Woche je Betrieb plus 45 Min. je Mitarbeiter. Wir rechnen damit, dass die Hälfte davon wegfällt.
3,5 Std.
Bürozeit zurück, jede Woche
Wären in der Halle rund1.440 € / Monat
Früher Feierabend. Auch für dich.