KVA kalkulieren: Teile, AW-Werte und die Marge, die bleibt

Der Kostenvoranschlag entscheidet zweimal übers Geld. Einmal, ob der Kunde den Auftrag gibt. Und einmal, ob am Ende Marge übrig bleibt. Wer ihn „aus dem Bauch" schreibt, verliert an beiden Enden.

Die drei Bausteine sauber trennen

• Teile: mit tagesaktuellem Einkaufspreis kalkulieren, nicht mit dem von letztem Monat. Teileaufschlag als feste Regel (z. B. gestaffelt nach EK), nicht nach Gefühl.
• Arbeit: AW-Werte oder Herstellervorgaben statt Schätzung. Wer regelmäßig 0,5 Stunden „vergisst", verschenkt bei 90 € Stundensatz schnell fünfstellig im Jahr.
• Pauschalen: Kleinteile, Entsorgung, Reinigung als eigene, sichtbare Position, nicht versteckt. Kunden akzeptieren, was sie sehen können.

Das ist keine Formsache. Nur so siehst du hinterher, wo die Marge geblieben ist. Wenn Teile, Arbeit und Pauschalen in einer Summe verschwimmen, siehst du am Monatsende nur, dass es knapp war. Du siehst nicht, ob der Teileaufschlag zu niedrig ist oder die Arbeitszeit unterschätzt wurde. Das sind zwei ganz verschiedene Probleme, und jedes braucht eine andere Lösung.

Der häufigste Fehler: Positionen, die es nie auf die Rechnung schaffen

Zwischen Halle und Büro gehen Positionen verloren: die Glühlampe nebenbei, die halbe Stunde Fehlersuche, das Kleinmaterial. Alles ehrlich gemacht, nur nie aufgeschrieben. Am zuverlässigsten hilft es, wenn Arbeiten dort erfasst werden, wo sie passieren: am Fahrzeug, im Auftrag, sofort. Dann ist die Rechnung nur noch die Summe dessen, was wirklich gemacht wurde.

Frag dich einmal ehrlich, wie ein Zusatz heute bei dir auf die Rechnung kommt. In vielen Betrieben lautet die Antwort: über einen Zuruf, einen Zettel auf dem Tresen oder das Gedächtnis des Meisters am Feierabend. Auf allen drei Wegen geht zuverlässig etwas verloren. Nicht die großen Posten. Die vielen kleinen, die zusammen den Unterschied machen.

Was den Kunden zum Ja bringt

Ein KVA, der nur eine Summe nennt, lädt zum Verhandeln ein. Zeigt er, woraus die Summe entsteht, kann der Kunde entscheiden. Drei Dinge helfen dabei mehr als jeder Rabatt:

• Nachvollziehbare Positionen. „Bremsscheiben vorn, Satz" mit Preis ist besser als „Bremsenservice". Der Kunde muss nicht jede Position verstehen, aber er muss sehen, dass es welche gibt.
• Trennung in Muss und Kann. Was sicherheitsrelevant ist, gehört nach oben. Was warten kann, kommt in einen eigenen Block mit einem Satz dazu. Kunden sagen öfter ja zum ganzen Paket, wenn sie merken, dass du nicht alles als dringend verkaufst.
• Eine klare Gültigkeit. Teilepreise bewegen sich. Ein Satz wie „gültig bis …" ist keine Drohung. Er sorgt dafür, dass du drei Wochen später nicht nachfordern musst.

Am schnellsten kommt das Ja über eine Freigabe ohne Rückruf. Wenn der Kunde den KVA auf dem Handy ansehen und mit einem Klick freigeben kann, entscheidet er in der Mittagspause statt am Abend. Und du kannst nachmittags weiterarbeiten, statt zu warten.

Vom KVA zum Auftrag ohne Doppelarbeit

Ein guter KVA wird per Klick zum Auftrag und später zur Rechnung. Dieselben Positionen, derselbe Stand. Jedes Neu-Eintippen ist eine Fehlerquelle und kostet die Viertelstunde, die dir abends fehlt.

Es geht dabei nicht nur um Zeit. Mit einem durchgehenden Datensatz widersprechen sich die Zahlen hinterher nicht. Was freigegeben wurde, steht im Auftrag. Was im Auftrag steht, steht auf der Rechnung. Diese Kette ist auch die Grundlage für eine saubere Buchführung. Die GoBD verlangt genau diese Nachvollziehbarkeit, und wer sie sowieso hat, muss dafür nichts extra tun.

Nach dem Auftrag: das Nachrechnen, das kaum jemand macht

Nimm dir einmal im Quartal fünf abgeschlossene Aufträge vor und vergleiche KVA und Rechnung Position für Position. Nicht, um jemanden zu ertappen. Du willst sehen, wo immer wieder etwas fehlt. In den meisten Betrieben zeigt sich dabei in allen fünf Fällen dasselbe Muster. Wenn du es kennst, ist es in einer Woche abgestellt.

Stimmen die Rechnungen, werden aber zu spät bezahlt, ist das kein Kalkulationsproblem. Darum geht es im Beitrag Freundlich mahnen, Kunden behalten.

Unter jedem KVA liegt der Stundenverrechnungssatz

Du kannst sauber kalkulieren und trotzdem zu wenig verdienen. Nämlich dann, wenn der Stundensatz nicht trägt. Den schreibst du nicht bei der Werkstatt gegenüber ab. Er ist das Ergebnis einer Rechnung: Was kostet dein Betrieb im Jahr, und wie viele Stunden kannst du tatsächlich verkaufen?

Beim zweiten Teil verschätzen sich die meisten. Zwischen den Stunden, die jemand anwesend ist, und den Stunden, die auf einer Rechnung landen, liegen Urlaub, Krankheit, Werkstattreinigung, Teilebeschaffung, Kundengespräche, Warten auf Freigaben und die Suche nach dem Schlüssel. Wer mit der Anwesenheit rechnet statt mit der produktiven Zeit, setzt den Satz jedes Mal zu niedrig an. Und wundert sich, dass volle Wochen keinen Gewinn abwerfen.

Rechne den Satz einmal im Jahr neu, am besten mit deinem Steuerberater und mit den Zahlen des Vorjahres statt mit Schätzungen. Prüf dabei, ob er noch zu den Kosten passt. Energie, Löhne, Versicherungen und Software haben sich in den letzten Jahren bewegt, Stundensätze oft nicht. Eine Erhöhung, die einmal im Jahr mit Begründung kommt, akzeptieren Kunden deutlich eher als eine, die nach drei Jahren Stillstand plötzlich zweistellig ausfällt.