Winterreifen-Saison planen: Termine takten, Lager füllen, Personal einteilen

Zwischen Oktober und November zeigt sich, ob deine Werkstatt das Reifengeschäft im Griff hat oder im Chaos versinkt. Wer jetzt plant, schafft mehr Autos am Tag und kommt ohne Nachtschicht durch die Hochsaison. So gehst du vor.

Warum sich die Planung lohnt

Das Reifengeschäft bringt in wenigen Wochen einen erheblichen Teil des Jahresumsatzes. Gleichzeitig ist es planbar wie kaum ein anderer Bereich der Werkstatt. Die Kunden kommen, weil der Kalender es verlangt. Kaputt ist nichts. Du weißt also vorher, was kommt. Nutz den Vorlauf.

Drei Dinge müssen zusammenpassen. Die Termine müssen so getaktet sein, dass weder Wartezeiten noch Leerlauf entstehen. Das Lager muss die richtigen Reifen zur richtigen Zeit bereithalten. Und das Team braucht einen realistischen Einsatzplan, der Überstunden begrenzt und trotzdem flexibel bleibt.

Schritt 1: Kunden durchgehen und Termine früh vergeben

Melde dich spätestens Anfang September bei deinen Einlagerungskunden. Diese Gruppe ist Gold wert: Du weißt genau, welche Reifen im Lager liegen, und kannst die Termine ohne Rückfragen vergeben. Ein kurzer Anruf, eine SMS oder eine E-Mail mit konkretem Terminvorschlag reicht. Viele Kunden sind dankbar, wenn sie sich nicht selbst kümmern müssen. Wer eine Online-Terminbuchung hat, lässt sie einfach selbst wählen. Das spart das Hin und Her komplett.

Für Kunden ohne Einlagerung lohnt ein Blick ins Rechnungsarchiv: Wer hat im Vorjahr Winterreifen gekauft oder wechseln lassen? Diese Liste kommt als Zweites dran. Auch hier gilt: Je früher du Termine anbietest, desto besser verteilt sich die Arbeit.

Praxis-Tipp: Plane für die ersten zwei Oktoberwochen bewusst weniger Reifentermine als später. Viele Kunden warten auf den ersten Kälteeinbruch, dann explodiert die Nachfrage. Wer früh bucht, bekommt einen Bonus: etwa eine kostenlose Reifenwäsche oder fünf Euro Rabatt auf die Einlagerung.

Schritt 2: Terminslots realistisch takten

Ein Reifenwechsel mit eingelagerten Rädern dauert in der Regel zwischen 20 und 30 Minuten pro Fahrzeug. Darin stecken Fahrzeug holen, Räder montieren, Drehmoment prüfen und Einlagerungsprotokoll aktualisieren. Plane mit dem realistischen Durchschnitt, nie mit dem Bestwert.

Bewährt hat sich ein fester Reifenblock pro Tag: etwa von 7:30 bis 12:00 Uhr nur Reifenwechsel, nachmittags die normalen Werkstattaufträge. So bleibt die Hebebühne für Reifen reserviert, und dein Team arbeitet im Rhythmus, statt ständig zwischen Auftragsarten zu springen.

• Pufferzeiten einbauen: Alle 90 Minuten ein Slot von 15 Minuten für Nachlauf, Toilettenpause oder unvorhergesehene Verzögerungen.
• Notfallslots freihalten: Pro Tag zwei bis drei Termine für Stammkunden mit akutem Bedarf oder Laufkundschaft.
• Keine Überbuchung: Wer mehr Termine vergibt als machbar, produziert Wartezeiten und verärgerte Kunden.

Schritt 3: Lagerbestand prüfen und Nachbestellung planen

Bevor du Termine vergibst, musst du wissen, was in deinem Lager liegt. Geh die Einlagerungsliste durch: Welche Reifensätze sind vollständig? Welche Kunden brauchen neue Reifen, weil das Profil an der Grenze ist oder die Reifen überaltert sind?

Für den Verkauf neuer Reifen gilt: Bestell gängige Größen früh. Erfahrungsgemäß werden bestimmte Dimensionen ab Mitte Oktober beim Großhandel knapp. Sprich mit deinem Lieferanten über Lieferzeiten und lass dir kritische Größen bei Bedarf reservieren.

Lagerorganisation: Wie sich ein Reifenlager überhaupt rechnet (Platz, Preis, Standgebühren), steht im Beitrag Reifeneinlagerung, die sich rechnet. Für die Saison selbst gilt: Sortier die eingelagerten Räder so, dass die Termine der ersten Woche vorne stehen. Klingt banal, spart aber jeden Tag Zeit. Beschrifte jeden Satz eindeutig mit Kundennummer oder Kennzeichen und Einlagerungsdatum.

Schritt 4: Personal realistisch einteilen

Die Reifensaison ist ein Lauf über sechs Wochen. Wer sein Team in der ersten Woche verheizt, hat in der vierten ein Problem. Plane deshalb von Anfang an mit Augenmaß:

• Feste Zuständigkeiten: Wer macht Reifenwechsel, wer kümmert sich um die normalen Aufträge? Dann weiß jeder, was er macht.
• Überstunden begrenzen: Maximal zwei Überstunden pro Tag und Person als Richtwert. Mehr führt zu Fehlern und Frust.
• Aushilfen frühzeitig organisieren: Wenn du Saisonkräfte oder Aushilfen einsetzt, kläre das rechtzeitig. Einarbeitung braucht Zeit.
• Pausenzeiten einhalten: Gerade wenn es hektisch wird. Pausen schreibt auch das Gesetz vor.

Sprich vor Saisonbeginn offen mit deinem Team: Wann sind Urlaube geplant? Wer kann im Notfall einspringen? Wer übernimmt Samstagsdienste? Je früher das geklärt ist, desto weniger Ärger gibt es, wenn die Saison läuft.

Schritt 5: Kunden vorab informieren

Viele Werkstätten unterschätzen, wie viel Zeit das Telefon in der Saison frisst. Jeder Anruf, der gar nicht erst kommt, ist gewonnene Arbeitszeit. Setz deshalb auf klare Infos vorab:

• Terminbestätigung mit allen Infos: Datum, Uhrzeit, Adresse, Hinweis auf eingelagerte Reifen oder mitzubringende Räder.
• Erinnerung ein bis zwei Tage vorher: Damit vergessen deutlich weniger Kunden ihren Termin.
• Klare Aussage zu Wartezeiten: Können Kunden warten oder sollen sie das Fahrzeug abstellen? Das spart Rückfragen.

Müssen bei Einlagerungskunden die Reifen erneuert werden, ruf an, statt nur eine E-Mail zu schicken. Das persönliche Gespräch schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse bei Preis und Auswahl.

Nach der Saison: Was du fürs nächste Jahr mitnimmst

Schreib direkt nach der Saison auf, was gut lief und was nicht. Wie viele Fahrzeuge hast du pro Tag geschafft? Wo hat es gehakt? Welche Reifengrößen waren zu früh ausverkauft? Mit diesen Notizen planst du die nächste Saison viel leichter. Aber nur, wenn du sie festhältst, solange die Erinnerung frisch ist.