E-Rechnung 2027/2028: Was Kfz-Werkstätten jetzt tun müssen

Die E-Rechnung hat einen festen Fahrplan. Seit 2025 musst du strukturierte Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle B2B-Rechnungen. Die gute Nachricht: Für eine Werkstatt ist das kein Drama, wenn drei Dinge geklärt sind.

Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate, die Buchhaltungssysteme direkt lesen: XRechnung (reines Datenformat) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteten Daten, lesbar für Menschen und Maschinen). Beide gelten. Im Werkstattalltag ist ZUGFeRD der einfachere Weg, weil der Kunde weiterhin eine normale PDF sieht.

Am Ende geht es darum, wer die Zahlen abtippt. Bei einer PDF liest ein Mensch die Beträge und tippt sie woanders wieder ein. Beim Kunden, beim Steuerberater, bei dir im Wareneingang. Bei einer strukturierten Rechnung stehen Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung in festen Feldern. Die Maschine muss nicht raten, wo der Nettobetrag steht. Genau deshalb kommt die Pflicht: Der Staat will die Umsatzsteuer maschinell prüfen können, und die Wirtschaft spart das doppelte Abtippen.

Wichtig für den Tresen: Eingescannte Rechnungen, Fotos und auch die schönste Werkstatt-PDF mit Logo erfüllen die Anforderung nicht. Es zählt nur, ob die Daten maschinenlesbar mitkommen. Wie die Rechnung aussieht, ist dafür egal.

Wen es wann trifft

• Seit 2025: Empfangen können ist Pflicht. Formal genügt ein E-Mail-Postfach, aber die Daten sollten auch verarbeitet werden.
• Ab 2027: Ausstellen ist Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz. Das erreichen viele Werkstätten mit zwei, drei Hebebühnen schneller als gedacht.
• Ab 2028: Ausstellen ist Pflicht für alle B2B-Rechnungen. Also für jede Firmenwagen-Reparatur, jeden Flottenkunden, jede Rechnung an einen Gewerbetreibenden.

Privatkunden sind nicht betroffen. Sobald aber ein Gewerbe dahintersteht (Handelsvertreter, Hausverwaltung, der Malerbetrieb mit dem Transporter), zählt die Rechnung als B2B. Rechne einmal durch, wie viel deines Umsatzes das ist. In den meisten freien Werkstätten ist der gewerbliche Anteil größer, als die Inhaber schätzen. Handwerker, Pflegedienste, Bauunternehmen, der Steuerberater von nebenan: Alle fahren privat aussehende Autos, die auf eine Firma zugelassen sind.

Die Grenzfälle, die am Tresen auftauchen

Drei Fälle sorgen immer wieder für Rückfragen. Besser, du kennst die Antwort vorher und nicht erst vor dem wartenden Kunden:

• Kleinbeträge. Für Rechnungen unterhalb der Kleinbetragsgrenze gelten erleichterte Regeln. Ob und wie das bei dir greift, klärst du mit deinem Steuerberater. Bei der Grenze und ihrer Anwendung wird eine falsch erinnerte Zahl schnell teuer.
• Der Kunde weiß nicht, ob er gewerblich ist. Meistens weiß er es doch. Du musst nur fragen. Ein Feld „gewerblich" in der Kundenakte, einmal beim Anlegen ausgefüllt, erspart dir die Diskussion bei jeder Rechnung.
• Gutschriften und Stornos. Was für die Rechnung gilt, gilt auch für ihre Korrektur. Wer Rechnungen strukturiert ausstellt, muss auch strukturiert stornieren können. Und zwar als Gutschrift, nicht durch Löschen. Warum, steht im Ratgeber zur GoBD.

Drei Dinge, die du vor der ersten Frist erledigen solltest

• 1. Klären, ob deine Software beide Formate kann. Ausstellen und empfangen. Wenn nicht: nachrüsten lassen oder wechseln, solange noch kein Termindruck da ist.
• 2. Firmenkunden markieren. Wer in deiner Kundenkartei als gewerblich markiert ist, bekommt ab Stichtag automatisch das richtige Format. Das erspart die Einzelprüfung am Tresen.
• 3. Den Eingang ordnen. Lieferantenrechnungen kommen immer öfter als E-Rechnung. Ein festes Postfach und eine Software, die die Rechnung selbst einliest, sparen ab dem ersten Tag Zeit.

Was du deinen Softwareanbieter fragen solltest

„Wir sind vorbereitet" ist noch keine Antwort. Frag konkret nach und lass dir die Antworten schriftlich geben, am besten per E-Mail. Dann hast du später einen Beleg:

• Welche Formate kann das System heute ausstellen, welche erst später, und ab wann genau?
• Kann das System eine eingehende E-Rechnung auslesen und daraus eine Eingangsrechnung machen, oder legt es nur die Datei ab?
• Wie wird die strukturierte Datei archiviert? Die Daten müssen aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck davon.
• Kostet das extra? Ein Modul, das erst 2027 gebucht werden muss, ist eine Preiserhöhung mit Anlauf.

Der Eingang ist die andere Hälfte

Alle reden über das Ausstellen, kaum jemand über das Empfangen. Dabei trifft dich das Empfangen zuerst und öfter. Jeder Teilelieferant, jeder Großhändler, jeder Entsorger schickt irgendwann strukturierte Rechnungen. Wer die nur als Datei ablegt, hat nichts gewonnen. Die Beträge muss trotzdem jemand abtippen, und der Steuerberater bekommt am Monatsende denselben Stapel wie vorher, nur eben digital.

Richtig Zeit sparst du erst, wenn die eingehende Rechnung automatisch zur Eingangsrechnung wird: Lieferant erkannt, Betrag übernommen, Steuersatz gesetzt, offen bis zur Zahlung. Das ist dieselbe Mechanik wie bei der Überwachung offener Posten, nur in die andere Richtung.

Was sich am Tresen wirklich ändert

Erstaunlich wenig, wenn die Software ihren Teil macht. Der Kunde bekommt weiterhin eine Rechnung, die aussieht wie eine Rechnung. Du drückst weiterhin auf denselben Knopf. Neu sind drei Kleinigkeiten, die du einmal einrichtest und danach nicht mehr anfasst.

Erstens muss in der Kundenakte stehen, ob jemand gewerblich ist. Sonst weiß das System nicht, welches Format es erzeugen soll. Zweitens brauchen gewerbliche Kunden vollständige Rechnungsdaten: exakte Firmierung, Anschrift, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das war auch bisher schon so, wurde bei einer PDF aber selten geprüft. Bei einer strukturierten Rechnung fallen Lücken eher auf. Drittens braucht jede Werkstatt eine Adresse, an die E-Rechnungen zugestellt werden können. In der Praxis ist das ein festes Postfach und nicht die Adresse, über die der Kollege seine Termine abstimmt.

Wer diese drei Punkte in einem ruhigen Monat abräumt, merkt vom Stichtag nichts. Wer sie liegen lässt, merkt ihn am ersten Werktag im Januar. An der Rechnung, die der Flottenkunde zurückschickt, weil seine Buchhaltung sie nicht annehmen kann.

Und ein letzter Rat, der nichts kostet: Fang früh an, aber ohne Hektik. Wer im laufenden Jahr in Ruhe umstellt, testet mit zwei, drei Flottenkunden, merkt, was hakt, und korrigiert es. Wer erst im Dezember vor der Frist anfängt, macht dieselbe Arbeit unter Druck.